Excel講座で、いつも気になること。
お客さまが今悩んでいることをおききすると、
1/4はExcelの基本的な機能でできそうです。
1/4の半分は、少しややこしそう。
でも、いくつかの関数を組み合わせて、便利機能を使えばOK。
1/4はできるけれど、VBAを使うことになりそうです。
残り1/4は、Excelの問題ではなさそう。
いきなりExcelで片付く問題ではなくて、
自分が欲しい結果のためには、
どんな処理が必要なのか分析するのが難しいみたいです。
これはExcel以前のことですね。
Excelが使えないという方は、
ここで躓いている方がとても多いようです。
この場合、基礎的な考え方から学ぶとなると、
とても時間がかかります。
自分でやってみて、難しいな、と思ったら、
便利なソフトを探してみるのも手。
9月からパソコン講座が一つ始まります。
「知って得する！ビジネスに役立つエクセル２００７豆知識」
職場ですぐに使えるエクセル操作を学ぶ講座です。
内容：
１日目：「エクセルの基礎知識」
２日目：「知って得する！エクセル関数式」
３日目：「請求書・領収書の作り方」
４日目：「知って得する！エクセル データベース機能１」
５日目：「知って得する！エクセル データベース機能２」
６日目：「エクセルの応用」
日時：
平成２３年
９月７日、１４日、２１日、２８日、１０月５日、１２日
水曜日 １９時１５分から２１時１５分まで
費用：
１０，０００円（教材費を含む）
ＵＳＢフラッシュメモリーを持参しない人は１，０００円要
お申し込み、詳細は、
大阪市生涯学習提供システム いちょうネットをご覧くださいね。
楽しく、すぐに役立つExcel講座です。
会社員をしていたころ、活用していたExcelの技いろいろ。
先日、お世話になっている事務所からのご依頼で、
Excelの1day講座をさせていただきました。
仕事で使うExcelは、業務によりますが、
初心者レベルでは追いつかないことが多いのです。
今回も、日付、時間、ピボットテーブルと
業務に合ったものを提供させていただきました。
特に「時間」は、教わるチャンスがあまりないものの一つではないでしょうか。
時間の場合、一番ご質問が多いのは、
時間×時給の計算です。
例えば、時給1000円で、72:00（72時間）働いたとしたら、
いくらになるでしょう？
当然、1000×72:00と思うのですが、ここが落とし穴。
Excelは1日を1として計算します。
つまり24:00が1
72時間だと24:00×3なので、Excelの処理は、
1000×3となり、3,000円となってしまいます。
アルバイトさん、怒ります。
ではどうしたらいいか？
1は24、ならば、72は？を
そう24を掛ければいいですね。
そこでこういう計算になります。
1000×72:00×24
これで、めでたく72時間分のバイト代を計算できます。
Excelの時間はシリアル値。
表面に出ている8:00とExcel内部で計算する数字は違います。
ご注意を。
昨日のおやつは、キャロットの「リンツァートルテ」
ローマ字入力で「リンツァートルテ」の
「ツァ」の入力方法、ご存じでしょうか？
もちろん、「t u l a」と入力してもOKです。
少しでも省エネ打鍵をするのなら、
「t s a」と入力してみてくださいね。
ちゃんと「ツァ」になったでしょ？
ところで、
リンツァートルテは、オーストリアの伝統的なお菓子。
発祥については諸説あるようですが。
スパイスとナッツ、ベリー系のジャムの組み合わせは
とってもおいしい。
リンツァートルテの代表的なスタイルはこんな感じ↓
モバイル環境が欲しくて、WiMAXを導入することにしました。
いつも使っている場所での使えるかどうかを試したいので、
ヤマダ電機でルータを貸し出ししてもらおうと考えていたのですが、
全部貸し出し中でした。
で、
結局、その場で契約（笑）
ちょうど新しいルータが出たばかり。
これなら小さくてスタイリッシュ。
右の携帯と比べると大きさがよくわかりますね。
対応してくださったお店の方は、
ポケットの中に入れているとおっしゃっていました。
使えるエリアがまだ限られてはいますが、
Beltaの通常の行動半径内では問題なさそうです。
YAMADA で契約すると
料金も定額制で、プロバイダー契約も不要。
とってもお得。良い選択をしたと思います。
以下、このルーターのスペックです。
商品名 無線LAN内蔵モバイルWiMAXルーター
型番 PA-WM3500R(AT)
メーカ名 ＮＥＣアクセステクニカ株式会社
製品特長①
ADSLなみの下り最大40Mbpsで、”3G”に比べダンゼン高速。
複数の回線契約をWiMAXで一本化すれば、さらに経済的。
製品特長② 最大８時間動作可能な長時間スタミナバッテリー ※使用環境により異なります
外形寸法 約105(W)×70(D)×14.8(H)mm
質量 約120g
充電時間 約3.5時間
稼働時間 約8時間
120ｇならばバッグの中に入れても負担になりませんね。
それから稼働時間8時間もうれしい。
色は、赤、黒、白があります。
Excel上達のコツ、かな。
ちょっとしたアプリケーションもどきを
Excelで作るとき。
どういう結果が欲しいか、
そのためにはどんな形のどんな種類のデータが欲しいか、
どうしたらそのデータが得られるのか。
を考えます。
考えているとき、
Beltaの頭の中では、
ちょっとおもしろいことが起きています。
今のBeltaではなくて、
違うBeltaが考えているような感じがするのです。
うまくは言えませんが、
考えているのは小学生のBelta。
小学生のときに身につけた基礎知識や
思考方法を使っている感じがするのです。
もしかすると、それは本当かも。
大学の勉強も、小学校で学ぶことの上に
積み重ねていますから。
じっくりと考えようとしたら、
基礎のレベルまで降りていく必要があるのかもしれませんね。
Belta説ですが。
ただ、Excelで数式を考える時には、
小学校レベルの算数が役立つことは確かです。
四則演算、グラフ、割合、分数など、
多くの方は意識せぬまま使いこなしていますが、
すべて小学時代から受け継いだ資産です。
もしも、Excelで数式を立てるのが苦手、
という方がいらっしゃったら、
一度、数学の基礎をさらってみると良いのかも。
実はBeltaは大人になってから、
数検（数学検定）の勉強をしていた時期がありました。
3級ですので中学3年生レベルです。
毎日、万年筆で問題を解くのが楽しかったっけ。
Excel2007に新搭載されたSUMIFS関数。
「IFS」が付く関数は、複数条件での集計をする関数です。
となると「SUMIFS」は「複数条件で合計する」関数となります。
例えばこういうシチュエーション。
担当者ごとにどの商品をどれだけ売り上げたかを集計します。
例として、「田中」さんが「パソコン」を売り上げた「金額」を集計します。
やりたいことは、
担当者（①）の「田中」で商品（②）の「パソコン」である売り上げ金額（③）を合計したい、
ということですね。
SUMIFSの書式はとっても簡単
=COUNTIFS（合計対範囲,検索範囲1,条件1,検索範囲2,条件2,…～）
「合計対象範囲」だけちょっと異質。
これは、合計したい範囲、つまり必ず「数値」のセルとなります。
次からは、
「検索範囲」とは、条件が含まれている範囲、
「条件」とは、条件そのもの
この2つがペアとなり条件を作ります。
この例では、合計をしたい「金額（③）」が「合計対象範囲」となります。
「担当」の「D4:D13」が検索範囲1、
条件「田中」さんのセル「D16」が条件1です。
これがワンペア。
同様に「商品（②）」が検索範囲2で、「パソコン」が条件2です。
式はこうなります。
=SUMIFS(F4:F13,D4:D13,D16,E4:E13,E16)
田中さんのパソコンの売り上げ金額を合計すると、
1200（万円？すごい）となりますね。
他にも条件があれば、次々と続けていけばOKです。
簡単でしょ？
ポイントは、最初の引数だけが異質だということ。
必ず、数値の範囲となります。
その他は、引数で指定した複数の検索条件範囲の形が同じであること。
図の①と②、同じ形ですよね。
きちんと作った表ならば問題なしです。
すっごく便利で簡単な「SUMIFS」関数。
DSUM関数でも同じことができるのですが、
SUMIFS関数は条件範囲を表で作らなくても良い点が
とても手軽です。
いろいろな場面に活用できそうです。
Excel2007に新搭載されたCOUNTIFS関数。
http://www.yamamototakashi.com/blog/belta/wp-admin/post-new.php
「IFS」が付く関数は、複数条件での集計をする関数です。
となると「COUNTIFS」は「複数条件で数える」関数ですね。
例えばこういうシチュエーション。
担当者ごとにどの商品をどれだけ売り上げたかを集計します。
例として、「田中」さんが「パソコン」をいくつ売ったかを計算しますね。
やりたいことは、
担当者（①）の「田中」で商品（②）の「パソコン」であるものを数えたい、ということですね。
COUNTIFSの書式はとっても簡単
=COUNTIFS（検索条件範囲1,検索範囲1,検索条件範囲2,検索範囲2,…～）
「検索条件範囲」とは、数えるものが含まれている範囲、
「検索条件」とは、数えたいもの。
この2つがペアです。
「担当」の「D4:D13」が検索条件範囲1で、
数えたい「田中」さんのセル「D16」が検索条件1です。
これがワンペア。
同様に商品のセルが検索条件範囲2で、パソコンが検索条件2です。
式はこうなります。
=COUNTIFS(D4:D13,D16,E4:E13,E16)
田中さんは、パソコンを3回売り上げていますね。
他にも条件があれば、次々と続けていけばOKです。
簡単でしょ？
ポイントは、引数で指定した複数の検索条件範囲の形が同じであること。
図の①と②、同じ形ですよね。
きちんと作った表ならば問題なしです。
すっごく便利で簡単な「COUNTIFS」関数。
これまで難しかったことが簡単にできます。
使わない手はありませんね。
いまさらの話題ですが、
Excel2007には便利な関数が増えました。
中でもオススメなのが、「COUNTIFS」「SUMIFS」など
「IFS」が付く関数です。
以前からあった「COUNTIF」、「SUMIF」と何が違うかというと、
IF”S”と”S”が付いていること。
Sは複数を表すSです。
つまり、
「IFS」が付く関数は、複数条件で集計をする関数です。
これ、すっごく便利です。
使わない手はありません。
マイクロソフト、偉い！です。
使い方は次回に。
パソコンを使い始めると、
特にExcelがだいぶわかるようになると、
なんでも「自動」でできないか、と考えてしまいます。
ボタン一つで、パッとできたら、そりゃ便利だろうと。
ところが、ここがちょっとした落とし穴で、
何でも自動にしようとすると逆に運用が難しくなることがあります。
実務というのは、必ずしも規則的ではなく、
イレギュラーなことがしばしばあるものなので。
特にお客さま一人一人に合わせたサービスをされているところなら、
なおさらイレギュラーは発生します。
そういったイレギュラーな要素に全て対応しようと思うと、
逆にシステムや運用が煩雑になることが多いのです。
どこまで自動でやるか、
どこから手動でするか、
見極めることも、効率アップのコツの一つです。
例えば、株式会社ヤマモトタカシのヒットソフト「D2」。
これはメールを解析してCSVファイルに変換します。
CSVファイルになれば、
あとは、それぞれの会社で使っている伝票ソフトなり、
会計ソフトなりで加工ができます。
メールをCSVにするところまでD2に任せて、
あとは手動でするという方法もアリです。
もちろん、その他のソフト
CSVMerge（CSVファイル結合ソフト）や
nextCSV （CSVファイル編集ソフト）や、
CSV Mailer（ メール一斉送信ソフト）を組み合わせて、
ネットショップなら、
伝票番号や到着時間帯を入れた定型メールを一斉送信することだってできます。
自動の部分、手動の部分、
業務の規模によってもさまざまです。
ソフトを導入して初めて見えてくることもあります。
試用期間を上手に使ってお試しくださいね。